Chargé de la Flotte Automobile H/F - Green Energy Service

Green Energy Service est un opérateur global d'efficacité énergétique et de décarbonation.

Créé en 1992 et pionnier de la transition énergétique, nous réalisons 30 M€ de Chiffres d'affaires et comptons une centaine de collaborateurs (ingénieurs, gestionnaires, conducteurs de chantiers... )
Nous proposons à nos 2300 clients, entreprises (tertiaire, industrie) et collectivités, une offre globale clé en main pour réaliser des économies d'énergie et être conformes aux évolutions réglementaires concernant leur patrimoine immobilier. 13% des acteurs de la santé font d'ailleurs partie de nos clients.

Nos experts interviennent sur toute la chaine de valeur nécessaire à la transition énergétique : au niveau technique (Gestion technique des bâtiments et management de l'énergie, audits énergétiques et travaux d'efficacité, installation et production d'énergie solaire) comme au niveau financier (Certificats d'économie d'énergie, CPE et CME). Depuis 2019, nous avons valorisé plus de 111 M€ de travaux de performance énergétique, via les CEE.

Assurer, dans une logique de polyvalence, le support logistique de l'ensemble de l'entreprise et l'organisation optimale des moyens et des services mis à disposition des collaborateurs. Être l'interlocuteur clé des départements internes comme des fournisseurs et prestataires, garantir le bon fonctionnement matériel, la sécurité des sites et la maîtrise des coûts, tout en encadrant les équipes structurelles qui y contribuent.

Mission 1 : Gestion de la flotte automobile

• Définir et faire appliquer la car policy (règles d'attribution et d'usage des véhicules)
• Suivre le parc et son renouvellement : commandes, restitutions et états des lieux (entrées/sorties)
• Gérer les contrats de location et d'entretien des véhicules
• Traiter les devis et suivre les dossiers d'assurance automobile
• Gérer les cartes carburant, badges de télépéage et vignettes Crit'Air
• Traiter les contraventions
• Assurer la conformité documentaire du parc (contrôle technique, cartes grises, permis)
• Piloter la sécurité routière et la prévention : suivi de la sinistralité, sensibilisation des conducteurs
• Suivre les coûts et la fiscalité : coût total de possession, taxe sur les véhicules de société, avantages en nature

Mission 2 : Gestion des contrats, des prestations et de la sécurité des sites

• Gérer les contrats d'entretien des locaux : suivi des rendez-vous et relevés de passage
• Gérer les contrats de téléphonie (fixe, mobile, Internet)
• Piloter les prestations contractuelles : entretien, maintenance, fonctionnement technique des bâtiments, accueil, courrier, parking
• Assurer la sécurité et la sûreté des biens et des personnes : contrôle d'accès, gardiennage, alarmes
• Veiller à l'hygiène, la santé et la sécurité : vérifications réglementaires (extincteurs, électricité, ascenseurs), commissions de sécurité, contribution au DUERP
• Gérer les sinistres bâtiments et l'assurance multirisque
• Réceptionner et traiter les factures fournisseurs, en lien avec la comptabilité
• Assurer la coordination avec les services informatiques

Mission 3 : Achats de frais généraux, fournisseurs et pilotage budgétaire

• Recueillir les commandes et les demandes des départements (consommables, petites fournitures)
• Passer et suivre les commandes d'achats et les réceptionner
• Commander les matériels, fournitures, mobilier, cartes de visite, tampons, bonbonnes d'eau, etc.
• Constituer les dossiers d'appels d'offres (prestataires et fournisseurs de frais généraux)
• Gérer les fournisseurs dans la durée : sourcing, négociation, constitution et évaluation d'un panel, réduction des coûts
• Élaborer et suivre le budget des services généraux, produire les indicateurs de gestion et proposer des actions d'amélioration

Mission 4 : Gestion des locaux, des espaces et du matériel

• Gérer et organiser les aménagements des espaces, en lien avec le service RH
• Organiser les déplacements de mobilier en fonction des mouvements de personnel
• Réaliser l'inventaire et suivre la remise du matériel aux collaborateurs

Mission 5 : Procédures, projets et encadrement

• Définir et rédiger les procédures relatives au bon fonctionnement des services généraux
• Assurer une veille technologique et réglementaire (installations, bâtiments, flotte)
• Proposer à la direction la stratégie des moyens généraux
• Encadrer les équipes structurelles (accueil, courrier, logistique)
• Conduire les projets (déménagement, réaménagement de site)

Profil :

• Titulaire d'un Bac +2 au minimum,
• Première expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire

Savoir-faire :

• Aisance à l'expression orale et écrite
• Connaissance de la gestion d'une flotte automobile
• Capacité à résoudre des problèmes et à trouver des solutions
• Capacité à mettre en place des process à les faire respecter
• Techniques de négociation

Savoir-être :

• Organisation et gestion des priorités.
• Autonomie
• Aisance relationnelle (sens du service et adaptabilité)
• Fiabilité et rigueur
• Réactivité, voire proactivité

Outils :

• Maitrise des outils bureautiques et des logiciels type ERP.